Urząd Gminy Kozy

Podstawy prawne
W dniu 25 września 2024 r. weszła w życie ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (zwana dalej także ustawą o ochronie sygnalistów). Służy ona wdrożeniu do polskiego porządku prawnego dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z 23.10.2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii.
W celu wykonania przepisów ustawy, Wójt Gminy Kozy wydał:
1) Zarządzenie Nr 194/24 Wójta Gminy Kozy z dnia 1 października 2024 r. w sprawie ustalenia wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych
2) Zarządzenie Nr 253/24 Wójta Gminy Kozy z dnia 17 grudnia 2024 r. w sprawie ustalenia procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych przez Wójta Gminy Kozy

Kim jest sygnalista
Sygnalista to osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą.
Kontekst związany z pracą to przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych
Ustawa o ochronie sygnalistów w art. 4 ust. 1 i 2 wskazuje przykładowe kategorie zawodowe, których dotyczy kontekst związany z pracą. Są to np.:
" pracownik lub były pracownik,
" osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej,
" stażysta, wolontariusz, praktykant, kandydat do pracy,
" funkcjonariusz lub żołnierz,
" usługodawca.

Co to jest naruszenie prawa
Ustawa o ochronie sygnalistów w art. 3 ust. 1 zawiera zamknięty katalog obszarów, których może dotyczyć naruszenie prawa, należą do nich m.in.: korupcja, zamówienia publiczne, przeciwdziałanie praniu pieniędzy oraz finansowanie terroryzmu, zdrowie publiczne, ochrona prywatności i danych osobowych, bezpieczeństwo sieci i systemów teleinformatycznych, interesy finansowe Skarbu Państwa RP, konstytucyjne wolności i prawa człowieka i obywatela.
Naruszenie prawa to działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa. Informacja o naruszeniu prawa może dotyczyć uzasadnionego podejrzenia naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie, albo próby ukrycia takiego naruszenia prawa.  

Rodzaje zgłoszeń
Sygnalista może dokonać zgłoszenia:
" wewnętrznego, czyli dotyczącego działalności Urzędu Gminy Kozy - jeśli sygnalista  jest lub był pracownikiem Urzędu albo uzyskał informację o naruszeniu prawa w związku z innym kontaktem zawodowym z Urzędem.
Ilekroć naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej Urzędu, a sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych, najwłaściwszą formą dokonania zgłoszenia jest zgłoszenie wewnętrzne.
" zewnętrznego, czyli dotyczącego działalności innego niż Wójt Gminy Kozy organu lub podmiotu  - jeśli sygnalista jest lub był pracownikiem tego albo innego organu lub podmiotu albo uzyskał informację o naruszeniu prawa w związku z innym kontaktem zawodowym z organem lub podmiotem.
Zgłoszeń zewnętrznych można dokonywać od dnia 25 grudnia 2024 r.
Zgłoszenia można też dokonać do Rzecznika Praw Obywatelskich:

Biuro Rzecznika Praw Obywatelskich
al. Solidarności 77
00-090 Warszawa
https://bip.brpo.gov.pl/pl/content/zlozenie-wniosku-do-rzecznika-praw-obywatelskich
Zgłoszeń do Rzecznika Praw Obywatelskich można dokonywać od dnia 25 grudnia 2024 r.

W jaki sposób sygnalista może zgłosić informację o naruszeniu prawa
Zgłoszenia wewnętrzne
1. Zgłoszenia wewnętrzne mogą być dokonywane ustnie lub pisemnie.
2. Zgłoszenie wewnętrzne ustne może być dokonane:
1) za pośrednictwem nagrywanej linii telefonicznej tel. 33 829 86 60
2) za pośrednictwem nienagrywanej linii telefonicznej i dokumentowane jest w formie protokołu rozmowy, odtwarzającego dokładny przebieg tej rozmowy, sporządzonego przez wyznaczonego pracownika tel. 33 829 86 60
3) na wniosek sygnalisty podczas bezpośredniego spotkania zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania ww. wniosku. W takim przypadku za zgodą sygnalisty zgłoszenie jest dokumentowane w formie:
a)  nagrania rozmowy umożliwiającego jej wyszukanie, lub
b) protokołu spotkania, odtwarzającego dokładny przebieg tego spotkania, przygotowanego przez pracownika, o którym mowa w § 4 ust. 4 pkt 3. Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu spotkania poprzez jego podpisanie.
3. Zgłoszenie wewnętrzne pisemne może być dokonane w postaci papierowej lub elektronicznej.
4. Zgłoszenia wewnętrzne, o których mowa w ust. 3 mogą być zgłaszane poprzez kanały zgłoszeń funkcjonujące w Urzędzie, w szczególności:
1) za pomocą poczty elektronicznej na adres: sygnalista@kozy.pl,
2) w formie listownej na adres: Urząd Gminy Kozy, ul. Krakowska 4, 43-340 Kozy z dopiskiem na kopercie "zgłoszenie nieprawidłowości", "stanowisko ds. kadr- do rąk własnych",
Informację możesz zgłosić tylko imiennie, tj. podając swoje imię i nazwisko oraz adres korespondencyjny lub adres poczty elektronicznej. W trybie określonym w ustawie Urząd nie obsługuje zgłoszeń anonimowych.
Zgłoszenie zewnętrzne
1. Zgłoszenia zewnętrzne mogą być dokonywane ustnie lub pisemnie.
2. Zgłoszenie zewnętrzne ustne może być dokonane:
1) za pośrednictwem nagrywanej linii telefonicznej tel. 33 829 86 72,
2) za pośrednictwem nienagrywanej linii telefonicznej i dokumentowane jest w formie protokołu rozmowy, odtwarzającego dokładny przebieg tej rozmowy, sporządzonego przez pracownika, o którym mowa w § 1 ust. 4. Sygnalista może dokonać sprawdzenia i zatwierdzenia protokołu rozmowy poprzez jego podpisanie;
3. Zgłoszenie zewnętrzne pisemne może być dokonane w postaci papierowej, w formie listownej na adres: Urząd Gminy Kozy, ul. Krakowska 4, 43-340 Kozy z dopiskiem na kopercie "zgłoszenie nieprawidłowości", "Sekretarz Gminy- do rąk własnych".

Uwaga: Przed dokonaniem zgłoszenia należy zapoznać się z Procedurą zgłoszeń wewnętrznych lub Procedurą zgłoszeń zewnętrznych, zależnie od tego, która z nich będzie miała zastosowanie.

Kroki, które będą podjęte po przyjęciu zgłoszenia spełniającego wymagania określone w ustawie:
- otrzymasz potwierdzenie wpływu zgłoszenia (w terminie 7 dni);
- Urząd lub Wójt przeprowadzi tzw. działania następcze, w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa;
- otrzymasz informację zwrotną w terminie 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia.

Procedura zgłoszeń wewnętrznych oraz Procedura zgłoszeń zewnętrznych zawierają informacje o trybie postępowania mającym zastosowanie w przypadku zgłoszenia, w tym o wymaganym sposobie wyjaśnienia informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub przedstawienia dodatkowych informacji, terminie przekazania informacji zwrotnej oraz rodzaju i zawartości takiej informacji, a także o charakterze działań następczych podejmowanych w związku ze zgłoszeniem zewnętrznym.

Informacja o przetwarzaniu danych osobowych
Urząd Gminy Kozy oraz Wójt Gminy Kozy jest administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z przyjęciem i podejmowaniem działań następczych, oraz administratorem danych osobowych zgromadzonych w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych i rejestrze zgłoszeń zewnętrznych.

Ochrona danych  zawartych w zgłoszeniu sygnalisty
Dane osobowe  sygnalisty, świadka, osoby dostarczającej dowodów lub informacji oraz osoby, której zarzuca się  naruszenie prawa, są zachowywane w poufności i nie są udostępnianie innym pracownikom ani osobom trzecim, za wyjątkiem osób, którym dane należy udostępnić w celu prowadzenia czynności wyjaśniających związanych ze zgłoszeniem lub innych czynności wymaganych odrębnymi przepisami. Zgłoszenie sygnalisty jest obsługiwane wyłącznie przez osoby do tego upoważnione.

Informacja o treści art. 41 ustawy z dnia 5 sierpnia 2015 r. o nieodpłatnej pomocy prawnej, nieodpłatnym poradnictwie obywatelskim oraz edukacji prawnej (Dz.U.2024.1534 t.j.)
Nieodpłatna pomoc prawna i nieodpłatne poradnictwo obywatelskie przysługują osobie chcącej dokonać zgłoszenia naruszenia prawa w rozumieniu ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.
Przydatne materiały
Ministerstwo Rodziny Pracy i Polityki Społecznej udostępniło na swojej stronie internetowej zestaw materiałów zawierających najważniejsze informacje na temat ochrony sygnalistów.
https://www.gov.pl/web/rodzina/ochrona-sygnalistow
Państwowa Inspekcja Pracy opublikowała broszurę skierowaną do osób i instytucji zainteresowanych przepisami regulującymi status sygnalistów.
https://www.pip.gov.pl/files/126/Dla-pracownikow/1056/Sygnalisciprawaiobowiazki.pdf

Z wewnętrzna procedurą dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych oraz procedurą przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych przez Wójta Gminy Kozy możesz zapoznać się otwierając poniższe pliki.